Hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hóa đơn truyền thống vào ngày 1/11/2020 theo lộ trình được công bố trước đó. Liệu bạn đã nắm được cách thức lập hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice – một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay. Bài viết sau của Tư vấn Blue sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các thức thực hiện lập hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất
Hình minh họa
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử
Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều yêu cầu 3 thông tin cơ bản: Mã số thuế doanh nghiệp, tên đăng nhập và mật khẩu. Tên đăng nhập và mật khẩu sẽ do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.
Bước 2: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử (Nếu cần)
Bước này phù hợp với doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử, đối với các doanh nghiệp đã phát hành có thể bỏ qua, thực hiện bước tiếp theo.
Hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) - Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)
- Tất cả các bước lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đã được công ty Thái Sơn tối ưu, tích hợp ngay trên giao diện chính của phần mềm E-Invoice. Doanh nghiệp thực hiện lần lượt theo các bước từ trái sang phải trên màn hình.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi doanh nghiệp nhận được quyết định sử dụng hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp chính thức được sử dụng hóa đơn điện tử.
Người sử dụng muốn lập hóa đơn điện tử thì kích chuột vào ô “Sử dụng hóa đơn” để chọn loại hình hóa đơn muốn lập.
Sau khi điền các thông tin cơ bản người mua và người bán, người sử dụng điền các thông tin mã hàng, tên hàng hóa & dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, %VAT, Thuế VAT của giao dịch.
Các thông tin này cũng được phần mềm lưu trữ nên đối với lần lập hóa đơn điện tử sau, người dùng chỉ cần nhập mã hàng là các thông tin trước đó sẽ tự động điền vào các ô còn lại. Như vậy, kế toán không tốn nhiều thời gian để nhập liệu mà chỉ cần sửa trên thông tin trước đó.
Xong khi các ô thông tin được điền đầy đủ, kế toán chọn ô “Ghi” ở bên phải màn hình. Sau đó giao diện sẽ hỏi người dùng có muốn ký số không? Kế toán cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để thực hiện ký số. Sau khi ký số là hóa đơn có thể phát hành đến người mua.
Bước 4: Gửi hóa đơn điện đến người mua
Sau khi hóa đơn đã được ký số thì người dùng có thể gửi đến người mua thông qua 2 cách: Email hoặc SMS. Kế toán chọn cách nào thì điền thông tin vào ô lựa chọn đó rồi nhấn vào ô màu đỏ như trên hình.
Tùy chọn hình thức gửi hóa đơn điện tử
Nếu lựa chọn gửi hóa đơn điện tử bằng SMS thì người dùng có thể thêm bước gửi SMS nhắc nhở thanh toán. Nội dung SMS sẽ do người sử dụng tự điền thông tin để gửi.
Như vậy, chỉ với 4 bước đơn giản doanh nghiệp đã hoàn thành quy trình lập hóa đơn điện tử thành công. Phần mềm E-Invoice của Công ty Thái Sơn đã tối ưu giao diện tốt nhất cho trải nghiệm người dùng để có thể tiến hành lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng. Đây là một trong những phần mềm phổ biến nhất trong khối doanh nghiệp nhờ giao diện dễ sử dụng, đầy đủ tính năng, công nghệ blockchain được tiên phong áp dụng và một đội ngũ hỗ trợ giàu kinh nghiệm và có chuyên môn cao.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vẫn miễn phí.
