Đối với lĩnh vực kế toán, các hóa đơn, chứng từ đều luôn phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ cũng như hợp pháp. . Vậy, làm sao để xác định hóa đơn điện tử hợp lệ, Tư vấn Blue xin được gửi đến quý độc giả bài viết giải thích những căn cứ để xác định thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ.
Hình minh họa
1. Hóa đơn là gì?
Hoá đơn được định nghĩa là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán, trao đổi giữa các chủ thể trong một nền kinh tế. Hóa đơn được lập bởi người bán có giá trị làm bằng chứng chứng nhận cho việc chuyển nhượng hàng hóa giữa các bên với nhau.
Tại khoản 1 điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định hóa đơn được hiểu là:
“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán”
Trước kia khi khoa học chưa phát triển chúng ta sử dụng hóa đơn giấy tuy nhiên ngày nay việc sử dụng hóa đơn điện tử trở nên phổ biến và mang đến rất nhiều lợi ích trong việc quản lý hóa đơn chứng từ.
2. Hóa đơn hợp lệ là gì?
Theo pháp luật Việt Nam hóa đơn được quy định rất chặt chẽ về nội dung và hình thức đối với cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Theo Nghị định mới nhất của Chính phủ quy định về sử dụng hóa đơn chứng từ trong các doanh nghiệp bắt buộc mọi doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đều buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử tính đến ngày 01/11/2020. Ta chỉ xét đến hóa đơn điện tử hợp lệ.
Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn hợp phải đảm bảo đầy đủ nội dung, các tiêu thức và yêu cầu ghi trên hóa đơn theo quy định của Pháp luật.
Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo thỏa mãn được Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC và khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Những trường hợp hóa đơn điện tử đặc biệt quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung.
Hóa đơn điện tử có các nội dung chính cơ bản sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
đ) Tổng số tiền thanh toán;
e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)
Hóa đơn giấy cũng có các nội dung tương tự tuy nhiên do đặc điểm hóa đơn giấy khác hóa đơn điện tử sẽ trừ nội dung về chữ ký số thay vào đó là chữ ký tay của người chịu trách nhiệm pháp lý của cả bên bán và bên mua (nếu có). Hóa đơn giấy sẽ có dấu của doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân, kèm theo.
3. Căn cứ vào đâu để xác định hóa đơn hợp lệ
Để xác định được hóa đơn hợp lệ cần căn cứ vào các quy định của pháp luật. Đối với hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử sẽ có những căn cứ riêng biệt. Tuy nhiên ở đây chỉ xét tới hóa đơn điện tử vì vậy cơ sở để xác định hóa đơn hợp lệ sẽ dựa vào 2 văn bản đó là:
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/09/2019 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vẫn miễn phí.
