Liên của hóa đơn giấy vốn không còn xa lạ gì với cả bên mua và bên bán. Tuy nhiên hóa đơn điện tử có mấy liên thì không phải tất cả các doanh nghiệp, đơn vị đều đã nắm được. Bài viết dưới đây của Tư vấn Blue sẽ giải đáp các vấn đề liên quan đến liên của hóa đơn điện tử.
Hình minh họa
“Liên” hóa đơn là gì?
Theo điểm c Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, liên hóa đơn được hiểu là các tờ trong cùng một số hóa đơn.
Cũng theo đó, mỗi số hóa đơn có tối thiểu 2 liên và tối đa không quá 9 liên, trong đó liên 1 để người bán lưu, liên 2 giao cho người mua còn các liên từ liên 3 trở đi được đặt tên theo công dụng do người khởi tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn được cấp lẻ bởi cơ quan thuế thì phải có ít nhất 3 liên (liên 3 lưu tại cơ quan thuế).
Khái niệm hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử có mấy liên?
Đối với những giao dịch liên quan đến các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân kinh doanh kinh doanh mặt hàng này phải phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó giao cho người mua 2 liên gồm: liên 2 giao cho bên mua và một liên dùng để thực hiện thủ tục đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định. Nếu người bán chỉ tạo hóa đơn 2 liên mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản thì người mua được sử dụng Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế theo quy định.
Hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập và ký số theo các quy định hiện hành. Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file: bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) với nội dung, hình thức như một tờ hóa đơn thông thường và file dữ liệu hóa đơn (thường ở định dạng XML).
Nếu như hóa đơn giấy có nhiều liên để giao cho các bên lưu trữ và sử dụng thì hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất và không có khái niệm liên. Bên bán (bên phát hành hóa đơn), bên mua (bên tiếp nhận hóa đơn) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất đó.
Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên hóa đơn mà chỉ có một bản duy nhất
Cũng về vấn đề này, Công văn số 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014 của Tổng cục Thuế về việc thực hiện hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có đề cập đến việc hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn, doanh nghiệp sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn.
Ví dụ: với hóa đơn điện tử có mẫu số: 01GTKT0/001 thì trong đó: 01 thể hiện loại hóa đơn, GTGT: tên hóa đơn (Giá trị gia tăng), 0: số liên hóa đơn, 001: mẫu thứ nhất.
Tại Công văn số 1721/TCT-DNL, Tổng cục Thuế cũng đề nghị Cục thuế các tỉnh, thành khố không yêu cầu doanh nghiệp ghi số liên khác “0” khi thực hiện kê khai thuế và báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử.
Với những thông tin và giải thích như trên, chắc hẳn các doanh nghiệp đã tự mình tìm được câu trả lời cho câu hỏi “hóa đơn điện tử có mấy liên?”. Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vẫn miễn phí.
