Hóa đơn điện tử đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng còn nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ về loại hóa đơn này. Vì vậy, thông qua bài viết này, Tư vấn Blue xin được giải đáp Thắc mắc liên quan đến hóa đơn điện tử như sau.
Hình minh họa
Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?
– Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
– Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của Công ty Cổ phần Cấp nước Hải Phòng phát hành.
– Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
– Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
+ Chống từ chối bởi người ký.
+ Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.
– Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.
Hóa đơn điện tử có liên không?
Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.
Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?
Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:
– Giải nén file .zip vừa tải về
– Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .html
– Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.
– Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem
Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
– Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
– Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
Khi phát hiện thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả,…) tôi phải làm gì?
Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần:
– Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn
– Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
+ Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn
Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?
Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .html. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ.
Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?
Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:
+ Tiền mặt
+ Chuyển khoản
+ Thẻ tín dụng
+ Các hình thức khác
Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.
Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?
– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn
Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?
– Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
– Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí
